1.Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.
Nếu chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để dễ dàng trong quá trình giao dịch với các đối tác thì việc thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp nhất.

2. Các điều kiện giải thể văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 213 Luật Doanh nghiệp năm 2020, điều kiện để giải thể văn phòng đại diện công ty như sau:
– Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
– Doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

3. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Để có thể thuận lợi giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện đầy đủ và thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện với cơ quan thuế

Doanh nghiệp gửi hồ sơ tới cơ quan thuế để xin đóng mã số thuế văn phòng đại diện công ty. Hồ sơ gồm:
– Thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện;
– Quyết định giải thể văn phòng đại diện công ty của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
– Biên bản họp giải thể văn phòng đại diện công ty của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
– Bản photo giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện
– Văn bản ủy quyền nếu không phải đại điện pháp luật
Sau khi có xác nhận không nợ thuế của Chi Cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở thì Cục thuế ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện.

Bước 2: Trả dấu tròn văn phòng đại diện (nếu có)

– Nếu văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp cần phải làm thủ tục trả con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an để được cấp giấy chứng nhận đã thu hồi con dấu.
– Nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu và thông báo mẫu dấu lên Sở KH&ĐT thì lưu trữ tại công ty.

Bước 3: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty tại cơ quan đăng ký doanh nghiệpSau khi đóng mã số thuế và trả con dấu thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, gồm có:

– Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
– Quyết định giải thể văn phòng đại diện;
– Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện(nếu có);
– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
– Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong văn phòng đại diện;
– Danh sách các chủ nợ cũng như số nợ chưa thực hiện thanh toán (nếu có);
– Con dấu văn phòng đại diện (nếu có);
– Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)

Hồ sơ sẽ được nộp tại Sở kế hoạch và đầu tư. Trong vòng 5 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ về thuế thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thay đổi tình trạng của Văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp về trạng thái chấm dứt hoạt động. Sau đó, ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Nếu trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản nêu rõ lý do.

4. Dịch vụ giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại công ty SHTB Việt Nam

Khi sử dụng dịch vụ giải thể văn phòng đại diện tại Công ty SHTB Việt Nam, Quý vị sẽ tối ưu chi phí và tiết kiệm tối đa thời gian đối với các yêu cầu thủ tục pháp lý phức tạp của cơ quan thuế và Phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT, cụ thể chúng tôi sẽ thay quý vị hoàn thành các công việc dưới đây:
– Tư vấn miễn phí các quy định pháp lý trước khi thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty;
– Soạn quyết định giải thể văn phòng đại diện công ty và tất cả giấy tờ liên quan đến việc giải thể;
– Soạn chi tiết danh sách các khoản nợ (bao gồm thông tin chủ nợ, khoản nợ đã thanh toán/chưa thanh toán, nợ thuế, nợ BHXH…);
– Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và các nghĩa vụ thuế khác tại cơ quan thuế;
– Làm thủ tục thông báo công bố giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia;
– Đại diện công ty nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT;
– Đại diện công ty thực hiện thủ tục hủy con dấu tại cơ quan công an;
– Đại diện công ty hoàn thành các nghĩa vụ tài chính khác với cơ quan nhà nước;
– Bàn giao kết quả giải thể văn phòng đại diện công ty tận nơi cho khách hàng.

Trên đây là chia sẻ về thủ tục giải thể văn phòng đại diện của công ty SHTB Việt Nam, hy vọng qua bài viết này có thể giúp quý vị hiểu rõ hơn về các bước giải thể văn phòng đại diện. Nếu có thắc mắc cần tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.